如何在灾难发生前保护您的税务信息

为2020纳税年度更新


概述

如何整理你的税务和财务信息,以备不时之需。


做最好的打算,做最坏的打算

房主和承租人都可能被建议购买保险,以防止火灾、洪水、龙卷风、飓风或地震造成的有形财产损失或损坏。

然而,除了确保个人物品之外,还需要采取必要的步骤,以确保在准备所得税申报表时需要的储运和准备就绪的财务信息。


我们已经到了一个地步,我们的整个生活都在电脑上。电子而非纸质的东西越多,我们的生活就越好。但这也意味着我们必须记住任何计算机所有者的前三条规则:备份,备份,备份。

-桑迪·津曼,纽约怀特平原津曼税务服务公司创始人


准备好你的资料

保持你的财务信息有序,为意想不到的灾难做准备,这是注册会计师Kem Washington所提倡的。

她应该知道。华盛顿是新奥尔良迪拉德大学(Dillard University)的会计学讲师。2005年,她经历了卡特里娜飓风(Hurricane Katrina)的破坏,在堤坝决堤后发生的洪水中失去了家园。

华盛顿说,无论是对家庭还是企业来说,防灾准备的基石是随时准备好全面的财务信息,以备万一需要迅速逃离。

“没有。第一,制定你的灾难财务计划。”也就是说,确保你所有的保单号码、账户号码、保险文件、头衔、抵押信息、出生证明和遗嘱都在一个地方,如果你需要撤离的话,这些都可以随时前往。

“此外,将在前三年内保留您提交的纳税申报表的副本。这样,如果你不能回家,你可以在次年轻松准备税收。“

华盛顿表示,需要资金渡过灾后难关并向美国小企业管理局申请低息紧急贷款的小企业主将需要这些申报表中的数据,因为该机构要求提供过去三年的纳税申报表。

如果发生灾难,如果您提交4506表格,美国国税局将免费提供先前申报表的副本,但这可能需要更长的时间。

华盛顿还建议列出你所有的个人财产及其评估价值,这样如果你需要说明你的损失,你就有了这些信息。她建议查看保险信息研究所的knowyourstuff.org等资源,这是一个免费访问者可以创建财产清单并列出每件物品价值的网站。

如果您没有安全存储这些文件,那么采取所有必要的步骤来创建必要文件的副本可能是浪费时间。主要的办公用品商店提供防火、防水的手提保险柜,以保护纸质文件和电子数据。

数字和模拟

保存财务信息的合适媒介是个人喜好的问题。如果你是一个以数字为主的人,把这些数据保存在USB记忆棒上,并通过云服务器或外部硬盘进行备份。纽约州怀特普莱恩斯(White Plains)的津曼税务服务公司(Zinman Tax Services)创始人桑迪·津曼(Sandy Zinman)强调说,只要确保把钱存放在第二个地方就行了。

“你需要把这些东西保存在两个不同的地方,”zingman说,他是一名注册会计师,也是全国注册会计师协会(National Conference of CPA Practitioners)税务委员会的主席。“如果我的办公室发生了火灾,而我的信息没有在其他地方备份,那么我备份了信息也就无关紧要了。一切都会消失。”

津曼认为,大多数美国人已经将电脑作为重要数据的主要存储场所。

“我们已经到了这样的地步,我们的整个生活都在电脑里,”Zinman说。“越多的电子产品而不是纸质产品,我们就越富裕。但这也意味着我们必须记住任何电脑用户的前三条规则:备份、备份、备份。”

他建议他的客户使用电脑来保存他们的财务数据。在发生火灾、暴风雨甚至入室行窃的情况下——无论何时你需要快速离开——你都没有时间把所有东西都拿走,除非你把它们数字化存储起来。

“应以电子方式扫描并保存每种纳税申报,并冗余保存。“津文曼说,真的是每个人都应该做的事情。

尽管他认为电脑是存储金融记录的最佳场所,但他承认,选择完全数字化需要有电力——在灾难发生后,可能会有很长一段时间没有电力。

考虑帮助

税收申请中的灾害损失会计可能得到非常复杂,大多数专家都建议寻求专业援助。至少,使用税务准备软件。

指“IRS出版物2194,个人和企业灾难损失工具包

波士顿财务教练蒂姆•克莱格(Tim Clegg)表示:“利用美国国税局(IRS)提供的伤亡损失规定和扣除条款很重要。”“他们有很多选择,比如可以结转或向前的业务损失扣减,以及其他机会。”

提到伤亡损失扣减,华盛顿又回到了她的第一个灾难规划原则:把你的财务数据整理好,放在手边。

“你可以修改前一年的回报,”华盛顿说,“但你需要前一年的信息,关键是在你出发前把这些信息准备好。”

重建记录

由于您的个人财务记录可能对税务目的、获得联邦援助或提交保险索赔至关重要,因此,如果您的财务记录被破坏,并证明丢失的财产的价值,美国国税局提供了一些重建您的财务记录的建议。这些想法应该是你的最后手段,因为金融专家建议在灾难发生前收集这些信息。

车辆

如果你无法获得购买合同的副本,美国国税局建议使用“购买车辆期间的报纸广告,以确定成本基础。”此外,汽车经销商和凯利蓝皮书(Kelly Blue Book)等网站可以提供车辆被毁时的公平市场价值。

个人财产

美国国税局建议绘制每个房间的平面图,包括厨房、地下室、车库和阁楼,并绘制每个房间内的家具摆放位置。在架子上画一些纪念品。该机构表示,这些图纸“不必是专业绘制的,只是功能性的。”然后,要确定成本,可以参考旧目录、当地报纸和信用卡对账单。另一种选择是把你的物品录下来,放在一个单独的地方。

业务记录

对于库存,从供应商处获取发票副本。使用银行对账单副本显示存款,存款应反映任何给定时间段的销售额。画一张实体建筑、房间和设备的草图,就像“个人财产”一样。录像也是记录业务记录的好方法。

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