如何在灾难发生前保护你的税务信息

做最好的打算，做最坏的打算

房主和租房者可能会被建议购买保险，以防火灾、洪水、龙卷风、飓风或地震造成的财产损失或损坏。

然而，除了为个人财产投保之外，在准备所得税申报表时，采取必要的步骤来确保财务信息的安全和随时获得财务信息是值得的。

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”我们已经到了一个地步，我们的整个生活都在电脑上。电子产品越多，而不是纸质产品越多，我们的生活就越好。但这也意味着我们必须记住对任何电脑用户来说最重要的三条规则:备份、备份、备份。”

——sandy Zinman，纽约白原市Zinman税务服务公司创始人

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你的信息准备好了吗

注册会计师凯姆·华盛顿(Kem Washington)所倡导的是，整理好你的财务信息，为意想不到的灾难做准备。

凯姆应该知道。作为新奥尔良迪拉德大学(Dillard University)的会计学讲师，我经历了2005年卡特里娜飓风(Hurricane Katrina)的破坏，在大堤决堤后的洪水中失去了家园。

华盛顿说，无论是对家庭还是对企业来说，做好灾难准备的基石是随时准备好全面的财务信息，以备需要快速逃离时使用。

“没有。第一是做好救灾财务计划。”“也就是说，确保你把所有的保单号、账号、保险文件、头衔、抵押信息、出生证明和遗嘱都放在一个地方，以便在需要撤离时随时撤离。

此外，保留你前三年的纳税申报单副本。这样，如果你不能回家，你可以很容易地准备下一年的税款。”

华盛顿说，一个需要资金度过灾难余波并向小企业管理局(small business Administration)申请低息紧急贷款的小企业主将需要这些申报表中的数据，因为该机构需要前三年的纳税申报表。

在发生灾难的情况下，如果你提交4506表格，国税局将免费提供以前的申报表副本，但这可能需要更长的时间。

华盛顿还建议列出你所有的个人财产及其评估价值，这样如果你需要解释你的损失，你就有信息。建议包括查阅保险信息协会(Insurance Information Institute)的knowyourstuff.org等资源，在这个网站上，免费访问者可以创建自己财产的清单，并列出每件物品的价值。

如果您没有安全地保存这些文件，那么采取所有必要的步骤来创建重要文件的副本可能会被证明是浪费时间。主要的办公用品商店提供防火、防水、手提保险箱，以保护纸质文件和电子数据。

数字与模拟

保存财务信息的适当媒介是个人喜好的问题。如果你是一个以数字为主的人，把这些数据保存在USB记忆棒上，并通过云服务器或外部硬盘进行备份。纽约州白原市(White Plains) Zinman Tax Services的创始人桑迪·津曼(Sandy Zinman)强调说，只要确保把钱存放在另一个地方就行了。

“你需要把这些钱存到两个不同的地方，”Zinman说，他是一名注册会计师，也是全国注册会计师执业人员会议税务委员会的主席。“如果我的办公室着火了，而我的信息没有在场外备份，那么我备份它完全无关紧要。一切都会消失。”

Zinman相信大多数美国人已经将电脑作为重要数据的主要存储场所。

“我们已经到了一个地步，我们的整个生活都被安置在电脑上，”Zinman说。“电子产品越多，而不是纸质产品越多，我们就越富裕。但这也意味着我们必须记住对任何电脑用户来说最重要的三条规则:备份、备份、备份。”

他建议他的客户使用电脑保存他们的财务数据。在发生火灾、风暴甚至入室盗窃时——无论何时你需要快速逃离——除非你有数字存储，否则你不会有时间把所有东西都拿走。

“每一份纳税申报表都应该被扫描并以电子方式保存，并进行冗余保存。这是每个人都应该做的事情。”

尽管他认为电脑是存储财务记录的最佳场所，但他承认，选择完全数字化必须要有电力——在灾难发生后可能会有很长一段时间没有电力。

考虑帮助

在税务申报中计算灾难损失可能会相当复杂，大多数专家建议寻求专业帮助。至少，使用报税软件。

参考“美国国税局出版物2194，个人和企业灾害损失工具包．

波士顿金融教练蒂姆•克莱格(Tim Clegg)表示:“利用美国国税局提供的意外损失规定和扣除额是很重要的。”“他们有很多选择，比如损失业务扣除，可以转回或转回，还有其他机会。”

提到伤亡损失扣除，华盛顿又回到了她的第一条灾难规划规则:保持财务数据的组织性和手边。

“你可以修改前一年的申报表，”华盛顿说，“但你需要前一年的信息，关键是在你出发前把这些信息准备好。”

重构记录

因为你的个人财务记录可能对纳税、获得联邦援助或提交保险索赔至关重要，如果你的记录被毁，美国国税局(Internal Revenue Service)会提供一些重建记录的建议，并证明损失财产的价值。这些想法应该是你最后的手段，因为金融专家建议在灾难发生前收集这些信息。

车辆

如果你无法获得购买合同的副本，国税局建议使用“购买车辆期间的报纸广告来确定成本基础。”此外，汽车经销商和凯利蓝皮书(Kelly Blue Book)等网站可以提供车辆被毁时的公平市场价值。

个人财产

美国国税局建议绘制每个房间的平面图，包括厨房、地下室、车库和阁楼，并绘制每个房间内的家具摆放位置。在架子上画一些纪念品。该机构表示，这些图纸“不必是专业的，只要是功能性的”。然后，确定成本，参考旧目录，当地报纸和信用卡对账单。第二种选择是将你的物品录像，并将其存储在一个单独的地方。

业务记录

对于库存，从供应商那里获得发票的副本。使用银行对账单的副本来显示存款，以反映任何给定时期的销售情况。画一幅实体建筑、房间和设备的草图，就像写“个人财产”一样。视频录制也是记录业务记录的好方法。

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