保持良好的税务记录

更新于2020年纳税年度


概述

保持良好的税务记录并不意味着要有一个满桌子的抽屉。许多在线工具甚至可以帮助你保持离线税务记录的组织。


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如果你想出一个系统并坚持下去,可以容易保持良好的税务。弄清楚哪些文件是正确的文件只是一半的战斗。让他们组织需要纪律,没有它,您将留下一个不守规矩的铲斗溢出的收据。

但不用担心:网上工具可以帮助你保持井井有条。如果你不精通技术,有很多经过尝试和测试的方法可以让你保持条理。


“我们看到了更多的内容,比如expensify的小应用程序您可以为您的智能手机购买。他们真的吸引了一些人。“

——金融服务分析师马克·施万豪瑟(mark Schwanhausser


保留收据

高效文档管理的第一步是弄清楚哪些文件,以保留和保持它们多长时间。一些,例如银行,信用卡,投资和退休账户的月度陈述是显而易见的。其他人可能不那么明显。您可能需要药房收据作为医疗费用的证明或为可能的儿童保育信贷提供夏令营的收据。

谈到收据时,有两个问题:你保留哪些问题和多长时间?答案因纳税人而异。

专家之间的经验法则是七年,尽管内部收入服务资源提供了一些较短保留期可接受的情景。Carol W. Thompson,缅因州斯普林斯斯普林斯的注册代理和税务专家,建议一些文件甚至超过七年。在该类别的文件中,与物理资产有关,例如房屋,汽车或办公设备。

有些购买——尤其是与业务费用相关的购买——会随着时间的推移而贬值。只要你拥有该财产或物品,相关文件就必须保存。美国国税局警告说,与房地产交易相关的文件应该保留到房产的所有纳税义务都解决为止,在某些情况下,应该在出售后一年或更长时间。

同样重要的是认识到扔掉一些收据是可以的。

“你不需要保留所有的东西,”管理专家朱迪·沃森说,她是总部位于加州洛杉矶的Supreme Organization的老板。“在大多数情况下,你不需要杂货店的收据——除非你想把它们作为你自己的记录,以了解你在杂货店花了多少钱。”

保存文件

几代人以来,人们都将纸质收据归档,以防美国国税局(IRS)的审计人员来找他们在申报表上报告的支出的确凿证据。很多人发现墨水在纸上会褪色,纸很难整理。

它不一定是这样。Watson表示,全年应用的一些简单的组织步骤可以使流程越来越压倒。

“你需要一些文件系统,无论是文件柜还是手提箱还是桌面文件,”Watson说。“无论它是什么,你都需要一些你可以在哪里标记物的系统。”

她建议你用一个盒子装收入相关的文件,另一个盒子装其他文件。把税务相关的文件与其他文件分开是重要的第一步,在筛选时间到来时可以节省时间。

通过按日期或按类别组织的每个框中保留文档。沃森说,无论是有效的,还是一年的过程中坚持一个。混合两种方法只会混淆问题。

她推荐基本的办公用品,如粘合剂剪辑或手风琴文件,以保持类似的文件。

如果您担心收据上的墨水,请副本并提交它们。诀窍是一直这样做。收据扫描可能会在每周或每月日历中成为重复的“约会”。当您在它时,将原件放在标有“原始收据”的伴随的信封中。它可能会略微不稳定,但没关系。这些收据是备份的。

技术规则

无纸化报税不仅对环境有好处,还能让报税系统更灵活。许多银行和信用卡公司允许客户将他们的记录下载到自己的电脑中,并创建备份副本。同样,重要的纸质文件也可以扫描为数字PDF文件并存储在电脑上。这些文件可以被标记或以其他方式标注,而不影响实际文件。

沃森知道有些人对单独保存电子文件持怀疑态度,但她建议他们试一试。

“做一件无纸化的事情,也许是一份银行对账单,”她说。“从一种类型的文件开始,看看效果如何。然后添加其他人。”

尽管美国国税局对数字记录没有异议,但它提醒纳税人,这些记录必须能够“以一种清晰、可读的格式”复制,纸质记录的保留要求也适用于数字记录。

最后,数字文件必须存储在安全的地方。在线存储或“云”提供商,如Dropbox,Google和Sugarsync提供了一些这些基本服务。

像Intuit的Mint.com或Quicken这样的个人金融软件可以帮助您跟踪您的费用,甚至将那些禁止税收的费用进行分类。如果需要,通常可以导出这些记录,或直接将其转移到税务软件,如TurboTax,这可以使税收更容易。bob综合app官网登陆

智能手机应用程序

加州普莱森顿市Javelin Strategy and Research公司的高级金融服务分析师马克·施万豪瑟(Mark Schwanhausser)一直在关注专注于财务组织的在线和智能手机服务。

“我们看到越来越多这样的应用,你可以在智能手机上买到expenify这样的小应用,”他说。“它们确实吸引了一些人。这里有很多小的东西可以帮助我们理财。”

Expensify将银行账户的交易信息上传至用户友好的数据库中,用户可以在数据库中添加注释或用关键字“标记”费用。像Mint.com这样的在线服务可以从不同的账户导入交易并对其进行索引,还可以用票据对其进行标记。

谷歌和雅虎提供的免费在线日历也是记录约会费用的好地方。

Schwanhausser表示,这些在线服务也在金融机构之间的普及。

较小的银行和一些信用工会正在​​与在线银行网站实施相同类型的服务,就像初创公司和大银行已经在做过。

在家里安全

作为远程办公机会的成长,更多的人会记录家庭办公室的费用。虽然这笔注水周围的规则可能非常严格,但Carol W. Thompson,Springvale,缅因州,缅因州,税务专家还教授税务员的认证课程,说有许多人错过的潜在措辞。

家庭办公室的费用不仅仅包括你家里的互联网服务费用和一条单独的电话线。从电费、垃圾账单到房主的保险费,与维护房屋相关的每一笔其他费用都有可能被注销。

同样地,对家庭办公室的改进的收据 - 从次要的东西添加到诸如安装照明或移动墙壁等重大改进的小东西 - 应该被提交视为潜在的写入。

汤普森表示,家庭办公室休息是在费用的一小部分上拍摄的,而不是整个费用。例如,请勿将整个房子的电力声明作为次出口。扣除仅适用于指定为办公空间的区域。

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